Giske Omsorgssenter Kjøkken

Som en del av sentralkjøkkenets kontinuerlige forbedringsprosess er det innført systematisk avviksbehandling.

 

Formål:

Formålet er å kontinuerlig forbedre alle arbeidsprosesser for å skape en lønnsom fremtidsrettet driftsenhet. Prosedyren dekker avvik, observasjoner og forbedringsforslag i forbindelse med kvalitets-, miljø og HMS forhold.

 

Korrigerende tiltak: 

Ansvar:

Den som avdekker avviket/observasjonen skal umiddelbart iverksette strakstiltak. Dersom det er nødvendig gjøres dette i samarbeid med nærmeste overordne. Ansvar for videre avviksbehandling av avviket avgjøres av kvalitetsleder.

 

Input:

Når det oppstår et avvik eller forbedringspotensialet.

Problem definisjon:

• Når det oppstår avvik der måleverdiene er utenfor kritisk grense (alle måleskjemaer og prosesser har kritiske kontroll punkter- disse er markert i flytskjema KKPX - HACCP)

• Brudd på spesifiserte krav (lover, forskrifter eller andre retningslinjer)

• Tilbakemelding vedrørende produktfeil fra brukerne

 

Observasjon defineres som:

• Forhold som ikke er dirkete avvik, men som kan føre til dette dersom det ikke gjennomføres tiltak.

• Forbedringspotensialet som ikke er direkte brudd på spesifiserte krav. Dette er forbedringer som kan effektivisere våre arbeidsprosesser. Som eksempel på dette er, raskere, bedre, billigere, lettere, sikrere og enklere.

• Observasjoner som medfører økonomiske tap følges opp av avdeling

 

Forbedringsforslag defineres som:

   •  Forbedringspotensialet som ikke er direkte brudd på spesifiserte krav. Dette er forbedringer som kan effektivisere           våre arbeidsprosesser. Som eksempel på dette er, raskere, bedre, billigere, lettere, sikrere og enklere.

 

Strakstiltak

Strakstiltak er den umiddelbare delen av å begrense skadevirkningene av problemet. Når et problem blir oppdaget skal det umiddelbart settes i gang tiltak som resulterer i en rask og midlertidig løsning på problemet. Vi skal reparere skaden slik at brukernes tilfredshet ikke settes på prøve.

 

Korrigerende tiltak

Tiltak som iverksettes som en forbedring for å forhindre gjentagelse av problemet. Dette kan f. eks. være innføring eller endringer av instrukser eller prosedyrer for gjøre arbeidet lettere, billigere, raskere, bedre …………………………………………………

 

Utfylling av avviksrapporten

 

Ved korrekt bruk av digital avviksrapport i styringssystemet under knappen avvik vil rammene for en riktig avviksbehandling være lagt

 

Det elektroniske avviksskjemaet har følgende punkter som skal fylles ut og sendes inn:

• Hvem oppdaget avviket

• Hvor ble avviket oppdaget

• Kategori

• Beskrivelse av avviket – fakta og data som beskriver situasjon

• Årsak til avviket – Beskriv grunnårsakene. Det er disse som vi ønsker å fjerne

• Når ble avviket oppdaget

• Strakstiltak iverksatt. Kryss av for ja eller nei

• Beskriv eventuelt strakstiltaket

• Videre oppfølging nødvendig. Kryss av for ja eller nei

• Legg ved bilde eller fil. Dersom det er hensiktsmessig legges det ved bilder eller annen dokumentasjon som beskriver avviket.

• Signer, enten via tuch skjerm eller med dine initialer.

• Til slutt trykker du send inn

 

Dokumentbehandling

 

Etter at avviksrapporten er mottatt av kvalitetsleder og ferdigbehandlet skal avviket lukkes. Ferdigbehandlede avvik lagres automatisk med nummer og årstall. Disse vil være tilgjengelige under knappen avviksrapporter. Oppdateres en gang pr måned.

  

Det samme gjelder for observasjoner og forbedringsforslag.
 

Sammen med avviksrapporten arkiveres de elektroniske vedleggene som er relevante for avviksbehandlingen og/eller det refereres til disse i selve avviksrapporten.

 

Team Leder sørger for at systemet oppdateres hvis ny standard utarbeides.

 

Forebyggende tiltak:

Sentralkjøkkenet arbeider systematisk med to typer forebyggende tiltak

1. Observasjoner om muligheter for forbedring, forenkling og fornying behandles på samme måte som prosessen for korrigerende tiltak.

2. Forebyggende tiltak basert på prosessanalyser og risikoanalyser.

   1. Prosessanalyser gjøres av prosesseier, evt. i en KF-gruppe ved behov. Resultatet er en forbedring av prosessen.

   2. Risikoanalyser gjøres i forbindelse med HACCP analyser, etablering av den årligelanen, eller i avholdte strategiprosesser.

 

 

Dokumentreferanser:

• Logging av avvik og tiltak

• Avviksskjema.

• Måling av kundetilfredshet

• HACCP-Analyser